Die papierlose Firma – das Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement gehört in den Bereich des Projektmanagements. Hier werden alle vertragsrechtlichen Angelegenheiten im Rahmen eines Projektes geregelt. Die Rechte hierbei sind im BGB §§ 145ff. und §§ 305ff. geregelt. Es gibt aber auch noch Sonderbestimmungen für andere Vertragswerke, die an anderen Stelle zu finden sind.
Das Vertragsmanagement zieht sich durch alle Abteilungen einer Firma. Jede Abteilung hat hier ihre speziellen Anforderungen an das Vertragsmanagement.
So ist es zum Beispiel im Einkauf das Verhandeln mit Lieferanten oder Partnern. Wobei wiederum der Vertrieb mit den Kunden einen Vertrag aushandelt.
Um hier den Überblick zu behalten, benötigt man ein gutes Ordnungssystem.
Bei den meisten Verträgen bleibt es in der Regel, nicht nur bei einer Ausgabe, sondern es ergeben sich mit der Zeit Anpassungen. Da die alten Verträgen aber auch weiterhin aufgehoben werden müssen, entsteht hier ein großer Papierberg. Aus diesem Grund steigen immer mehr Firmen auf Softwarelösungen um.
Die Vorteile liegen auf der Hand. Neben dem Effekt, dass man durch weniger Papier der Umwelt hilft, hat man auch schneller einen Überblick über alle Versionen eines Vertrages. Das lästige Suchen in unzähligen Aktenschränken und Ordnern bleibt bei einer digitalen Archivierung aus.
Für eine Optimierung der Ablaufprozesse bieten entsprechende Management-Programme eine sehr gute Übersicht. Dadurch sieht man auf einen Blick an welcher Stelle man für Optimierungsmaßnahmen ansetzen kann. Durch das Speichern der verschiedene Version kann man auch Rückblickend beobachten, ob sich die Entscheidungen positiv oder negativ ausgewirkt haben.
