Mit Digitalisierung gegen Fachkräftemangel: Wie smarte Tools Unternehmen helfen

Der deutsche Arbeitsmarkt steht unter Druck. In zahlreichen Branchen fehlen qualifizierte Fachkräfte – Tendenz steigend. Besonders betroffen sind das Gesundheitswesen, das Baugewerbe, die IT- und Ingenieurberufe sowie das Handwerk. Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft waren allein im Jahr 2023 über 1,8 Millionen Stellen nicht besetzt. Die Folgen sind mittlerweile im Alltag spürbar: Projekte verzögern sich, Innovationsprozesse geraten ins Stocken und die bestehenden Mitarbeitenden fühlen sich immer häufiger überlastet.

So gelingt die Digitalisierung, Bild: Unpslash

Die Ursachen dafür gestalten sich vielschichtig. Der demografische Wandel, die sinkende Zahl an Schulabgängern, fehlende Auszubildende und die Abwanderung in andere Branchen führen dazu, dass sich der Arbeitsmarkt in einem fundamentalen Wandel befindet.

Unternehmen müssen deshalb neue Wege gehen, um dem Engpass zu begegnen. Dabei spielt der Einsatz digitaler Technologien eine zentrale Rolle.

Digitalisierung als Hebel gegen Engpässe

Die Digitalisierung bietet Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, um den Fachkräftemangel zumindest abzumildern.

Es geht dabei nicht nur um klassische Automatisierung oder den Einsatz von KI. In den Fokus rückt vor allem die intelligente Gestaltung interner Prozesse. Viele Aufgaben lassen sich effizienter organisieren, Mitarbeiter zielgerichteter einsetzen und Fachkräfte durch digitale Unterstützung in ihrer Arbeit entlasten.

Ein Beispiel besteht in dem Einsatz von Workforce-Management-Systemen, die Schichtpläne automatisiert erstellen, Urlaube koordinieren und kurzfristige Änderungen abbilden. Digitale Lernplattformen helfen dabei, vorhandene Mitarbeitende gezielt weiterzubilden und für neue Aufgaben zu qualifizieren – ganz ohne langwierige Präsenzschulungen.

Digitale Recruiting-Plattformen: Schneller zur passenden Bewerbung

Einen weiteren zentralen Bereich stellt in diesem Zusammenhang das Recruiting dar. Digitale Bewerbungsplattformen und KI-gestützte Matching-Systeme erleichtern die Vorauswahl geeigneter Kandidaten und verkürzen gleichzeitig die Reaktionszeit auf eingehende Bewerbungen erheblich.

Moderne Bewerbermanagement-Systeme ermöglichen es den Personalabteilungen, sämtliche Prozesse zentral zu steuern – von der Stellenausschreibung über die Terminkoordination bis hin zum Vertragsabschluss. Viele Unternehmen setzen inzwischen zudem auf automatisierte Screening-Prozesse. Diese erkennen relevante Schlagworte in Lebensläufen, bewerten Matching-Faktoren für die ausgeschriebene Stelle und schlagen anschließend nur qualifizierte Bewerber vor. Dies beschleunigt die Auswahl geeigneter Kandidaten und reduziert die Gefahr von Fehlbesetzungen.

Einige Plattformen bieten darüber hinaus integrierte Schnittstellen zu den sozialen Netzwerken, wodurch die Reichweite erhöht und passive Bewerber aktiviert werden.

Interne Kommunikation als Produktivitätsfaktor

Neben der Personalsuche kommt auch der internen Kommunikation eine wachsende Rolle zu. Vor allem in hybriden Arbeitsmodellen sind digitale Kommunikations- und Kollaborationsplattformen wie Slack, MS Teams oder Asana unverzichtbar geworden.

Die Tools verbessern nicht nur die Abstimmung im Tagesgeschäft, sondern tragen auch dazu bei, dass Mitarbeitende sich besser eingebunden fühlen. Eine transparente Kommunikation fördert wiederum die Loyalität und die Motivation. Dies sind äußerst wichtige Faktoren in Zeiten knapper personeller Ressourcen.

Automatisierung mit Augenmaß

Jedoch eignen sich nicht alle Prozesse für eine vollständige Automatisierung. Wichtig ist daher, dass Unternehmen stets mit Augenmaß vorgehen.

Können Maschinen die menschliche Arbeit nicht ersetzen, können sie in den meisten Fällen zumindest entlasten. Beispielsweise übernehmen Chatbots in der Kundenkommunikation Routineanfragen und verschaffen den Support-Teams so Freiraum für komplexere Anliegen.

Auch in der Buchhaltung oder im Einkauf lassen sich mit Hilfe der Robotic Process Automation repetitive Aufgaben digital abbilden – etwa das Prüfen von Rechnungen oder das Bestellen von Standardmaterialien. Damit bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.

Digitalisierung: Kein Allheilmittel, aber wirksames Werkzeug

Der Fachkräftemangel wird Unternehmen auch in den kommenden Jahren begleiten. Digitale Tools bieten keine vollständige Lösung für das Problem, sie können jedoch spürbare Entlastung schaffen – sowohl im Recruiting selbst als auch in der internen Organisation und den täglichen Arbeitsprozessen.

Entscheidend ist, dass digitale Lösungen statt als Ersatz als Ergänzung menschlicher Arbeit verstanden und sinnvoll eingesetzt werden. Firmen, die jetzt handeln, sorgen nicht nur für kurzfristige Entlastung, sie positionieren sich langfristig auch als moderner und attraktiver Arbeitgeber.