Was ist eine ERP-Software?

Immer mehr Unternehmen implementieren eine ERP-Software. Was diese
leistet und wie auch Ihr Unternehmen von einer solchen Anwendung
profitieren kann, lesen Sie hier.
Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Oftmals beginnen
Unternehmen damit kleinere Bereiche zu digitalisieren. Warum es sich
jedoch lohnt sämtliche Prozesse mit einer ganzheitlichen ERP-Software
abzudecken, wollen wir an dieser Stelle einmal genauer klären.
Dazu werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von
ERP-Software-Systemen und zeigen Ihnen, wie die einzelnen Funktionen
dabei helfen Ihren Geschäftsalltag zu optimieren und Kosten in vielen
Bereichen einzusparen.

Was ist ERP? – Eine Definition

Die Abkürzung ERP steht für das sogenannte
Enterprise-Resource-Planning und beschriebt die Aufgabe eines
Unternehmens alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie
nur eben möglich zu nutzen. Dazu bedarf es einer zentralen Planung,
Steuerung und Überwachung sämtlicher Prozesse eines Unternehmens.
Es muss sichergestellt werden, dass die vorhandenen Ressourcen so für
die vorliegenden Prozesse eingesetzt werden, dass es zu keinem Zeitpunkt
zu Engpässen kommt und Verschwendungen vermieden werden. Dazu müssen
die Prozesse so gestaltet werden, dass der optimalste Ressourceneinsatz
möglich wird.

Alle Ressourcen zentral verwalten

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche, dem
Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel. Also auch Faktoren
wie die Arbeitskraft der Mitarbeiter, Immobilien, Werkzeuge,
Produktionsanlagen, Rohstoffe usw. All diese Faktoren müssen so geplant
werden, dass alle Prozesse zu jedem Zeitpunkt reibungslos ablaufen
können.

Eine ERP-Software bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital
ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf
diese Weise lassen sich viele Abläufe zusammenführen, verschlanken und
teilweise sogar automatisieren. Alle Abteilungen sind über das zentrale
ERP-System miteinander verbunden.

Abteilungsübergreifende Kommunikation

Das ermöglicht eine unternehmensweise Kommunikation die zum einem führ
schnelleren Informationsfluss und schnellere Prozesse sorgt und zum
anderen Fehlern durch unterschiedlichen Informationsstand vorbeugt.

Modularer Aufbau einer ERP-Software

Aufgebaut ist eine ERP-Software aus unterschiedlichen Modulen, die
jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. Jedes
dieser Module verfügt über Funktionen, die bei den spezifischen
Aufgaben in diesem Bereich unterstützen. Zudem sind alle Module über
die zentrale Datenbank miteinander verbunden und ermöglichen so die
unternehmensweite Kommunikation.

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar dieser Module und deren
Funktionsweisen. Dabei wollen wir ebenfalls die einzelnen Vorteile, die
dieses Modul mit sich bringt betrachten und erläutern.

Human-Resource-Management-Modul (HR)

Mit dem HR-Modul lassen sich alle belange rund um das Personal zentral
planen und verwalten. Von der Urlaubsplanung bis hin zur
Projekteinsatzplanung. Für jeden Mitarbeiter wird eine Personalakte
angelegt, in der sämtliche Informationen zu diesem hinterlegt sind. Auf
diese Weise lassen sich automatisch konkrete Einsatzpläne erstellen und
freie Ressourcen besser erkennen.

Gerade für die Projektplanung ein entscheidender Vorteil. Auch bei
Krankheitsfällen und anderen Ausfällen von Mitarbeitern, kann das
System auf freie Kapazitäten prüfen und Vorschläge unterbreiten. Auch
im Bewerbungsverfahren kann das System mit diversen Automationen
unterstützen.

Zentrale Lagerverwaltung

Alle ein- und ausgehenden Waren werden im ERP-System registriert und
entsprechend verteilt. Das System kann den bestmöglichen Lagerplatz und
den schnellsten Weg zu diesem berechnen und hilft so, die Prozesse im
Lager intelligenter und schneller zu gestalten. Auch kann das System
rechtzeitig vorwarnen, wenn es an einer Stelle zu Engpässen kommt.

Dann kann automatisch ein entsprechender Artikel nachbestellt werden.
Ziel der Software an dieser Stelle ist es, das Lager so leer wie
möglich zu halten, bei gleichzeitiger Gewährleistung der Versorgung
aller Prozesse mit den richtigen Waren. Somit wird gebundenes Kapital
freigesetzt, welches an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden
kann.

Customer-Relationship-Management (CRM)

Mit dem CRM-Modul lassen sich alle Maßnahmen, die ein Unternehmen zur
Bindung und Betreuung der eigenen Kundschaft unternimmt, zentral
verwalten und organisieren. Für jeden Kunden wird eine Kundenakte
angelegt, in der dann sämtliche Interaktionen und Daten zum Kunden
gespeichert werden.

Auf dieser Weise kann der Kundenservice bei Anfragen der Kunden direkt
auf die jüngsten Interaktionsdaten des Kunden zugreifen und die Anfrage
schneller und besser bearbeiten. Auch das Marketing und der Vertrieb
profitieren maßgeblich von dieser Zentralisierung. Durch die Auswertung
der Kundendaten lassen sich spannende Erkenntnisse zu den Wünschen und
Bedürfnissen der Kunden gewinnen. So können die eigenen Maßnahmen
deutlich zielführender und individueller gestaltet werden.

Letztlich stellt eine ganzheitliche ERP-Software ein Instrument zur
unternehmensweiten Zusammenarbeit dar, dass viele Prozesse effizienter
gestalten kann. Dank diverser Automationen und schlankerer Prozesse
lassen sich viele Kosten einsparen. Die so freigesetzten Ressourcen
lassen sich dann wiederum an anderer Stelle einsetzten.