Ein Kassensystem wählen – worauf ist zu achten?

Wenn man ein Geschäft betreibt, dann ist die Kasse ein zentrales Element. Früher waren Stand-alone Registrierkassen Standard, heute wird in der Regel auf wesentlich modernere Kassensysteme, wie es sie zum Beispiel bei Ready2order gibt, zurückgegriffen. Der größte Unterschied: Ein Kassensystem ist vernetzt und kann daher zu optimierten Abläufen innerhalb des Betriebs beitragen. Damit ist unter anderem der automatische Bestandsabgleich und die Option für diverse Verkaufsförderungsaktionen (dazu gehört das Anbieten von Gutscheinen) gemeint. Die herkömmlichen Registrierkassen sind deshalb zwar nicht untauglich, beim Funktionsumfang ziehen sie aber ganz klar den Kürzeren. Außerdem ist immer der Einsatzzweck entscheidend, welche Kassenart Sinn macht.

Ein Aspekt arbeitet unabhängig davon, nämlich die GoBD. Ausgeschrieben steht der Begriff für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ und er stellt sozusagen die Regeln vom Finanzamt dar, die eine Kasse erfüllen muss. Es geht zum einen darum, dass die Kasse für eine technische Überprüfung bereit ist. Des Weiteren müssen Kontrollen zu jedem Zeitpunkt möglich sein (wenn beispielsweise ein Finanzbeamter im Laden steht) und alle an der Kasse durchgeführten Vorgänge müssen lückenlos aufgezeichnet werden. Jeder Unternehmer sollte einen großen Wert darauf legen, da bei Verstößen hohe Strafen drohen.

Darauf kommt es bei einem Kassensystem an

• Wie soeben erwähnt, muss zunächst die Finanzamtkonformität gewährleistet sein.
• Darauf folgt eine einfache Bedienung des Systems, denn lange Einführungen kosten sowohl Zeit als auch Geld. Es sollten sich aber nicht nur die bestehenden Mitarbeiter schnell einarbeiten können, sondern auch Neueinstellungen. Um nach dem Kauf keine böse Überraschung zu erleben, ist ein vorheriger Test unumgänglich.
• Bei neuen Kassensystemen ist es zum Glück die Regel, dass Preise und Produkte selbstständig angepasst oder neu hinzugefügt werden können. Im Detail kann es aber trotzdem Unterschiede geben, denn nicht jedes Modell kann beispielsweise mit CSV-Listen umgehen. Bei früheren Systemen war es noch anders, sie erforderten nicht selten den Einsatz eines Technikers.
• Früher oder später kann es sein, dass technische Fragen zum Kassensystem auftreten. Das ist ganz normal und deshalb ist es wichtiger, dass eine schnelle und kostenlose Telefon-Unterstützung da ist. Diese sollte auch nicht nur während der Testphase, sondern dauerhaft zur Verfügung stehen.
• Damit die neue Kasse eine Bereicherung für den Betrieb ist, ist ein ausreichender Funktionsumfang sehr wichtig. Es kommt auch hier in erster Linie auf das Einsatzgebiet an, Features wie eine Lagerverwaltung oder Mitarbeiterfunktionen sind aber definitiv praktisch und empfehlenswert. Manches ist sogar Pflicht, wie die Rechnungserstellung. Umgangssprachlich ist dieser Punkt besser als Bonpflicht bekannt und wurde 2020 eingeführt.

Kurz die verschiedenen Kassenarten erläutert

Geldkassette (Geldkasse), offene Ladenkasse, PC-Kasse, Registrierkasse, Kassensystem und mobile Zahlungssysteme. Alle diese Arten weisen Eigenheiten auf und sind daher auf verschiedene Zielgruppen zugeschnitten. Gastronomen oder Event-Unternehmer werden zum Beispiel mit einem mobilen Zahlungssystem ihre Freude haben, für Händler mit Warenwirtschaft kommt wiederum ein Kassensystem infrage. Unterschiede gibt es auch bei den möglichen Zahlungsarten und bei der Art der Aufzeichnung. Bei einer Geldkassette sind beispielsweise nur Bargeldzahlungen möglich und es muss von Hand aufgezeichnet werden.

Es ist also beim Kauf auch darauf zu achten, welche Arten überhaupt infrage kommen.