Lastenheft und Pflichtenheft: Definition, Inhalt und Unterschiede
In der Wirtschaft sind konkrete Anforderungen und Vorgaben von Auftraggebern an den Auftragnehmer gängig. In den letzten Jahren hat sich daher vor allem das Lastenheft als Werkzeug etabliert, mit dem konkrete Erfordernisse an den Auftragnehmer im Rahmen eines Projekts gestellt werden. Demgegenüber soll der Projektausführende ein Pflichtenheft erstellen. Wir zeigen Ihnen, worin der Unterschied zwischen beiden Begriffen liegt.
Definition und Zweck
Das Lastenheft ist nach der Definition der DIN-Norm 69901-5 ein Instrument, mit dessen Hilfe Auftraggeber ihre Erwartungen an die Arbeit des Auftragnehmers in einem Projekt spezifizieren. Auftraggeber erstellen das Heft, um die erforderlichen Leistungen des Auftragnehmers festzuhalten und zu definieren, welches Ziel mit diesen verfolgt wird. Lastenhefte kommen vor allem im Projektmanagement zum Einsatz und sollen beide Vertragsseiten rechtlich absichern, indem Erfordernisse und Vorstellungen der Parteien genau festgelegt werden. Sie werden häufig im Rahmen eines Werkvertrags erstellt und sollen unerwünschten Ergebnissen sowie nicht erfüllten Anforderungen vorzubeugen. Beispiele für den Einsatz sind der Maschinen- und Anlagenbau, die Industrie im Allgemeinen, die Software-Entwicklung, die Websiteentwicklung oder die Logistikbranche.
Typischer Inhalt des Lastenhefts
Das Lastenheft legt die Forderungen an den Auftragnehmer ausführlich dar und definiert, was das gewünschte Konzept und Endergebnis des Projekts ist. Es beschreibt, was die zu erbringenden Leistungen des Auftragnehmers sein werden, welche Ziele damit erfüllt werden und wie die gewünschte Qualität des Konzepts aussehen soll. Wird beispielsweise eine App durch einen Entwickler erstellt, enthält das Heft durch Sie als Auftraggeber bestenfalls spezifische Vorgaben zum Aufbau und der Funktionsweise, Technik, Schnittstelle und weiteren Kriterien, die erfüllt werden sollen. Zusätzlich definieren Sie in einem Lastenheft gewünschte Eckdaten wie die Arbeitsweise, etwa einzuhaltende Richtlinien und Normen. Zeitliche Eckdaten, etwa Liefertermine, sollten ebenfalls Bestandteil sein, um Konflikte frühzeitig zu vermeiden. So haben gegenüber dem Lastenheft Pflichthefte einen anderen Zweck.
Unterschied zum Pflichtenheft
Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft häufig synonym verwendet, allerdings beziehen sie sich auf jeweils unterschiedliche Bereiche. Während Ersteres die Erfordernisse des Auftraggebers an den Auftragnehmer definiert, beschreibt das Pflichtenheft gewissermaßen die andere Seite der Medaille. Hier werden die zu lösenden Aufgaben und Erfordernisse vor allen Dingen aus Sicht des Auftragnehmers dargestellt. Das Heft dient sowohl der Selbstverpflichtung als auch der weiteren vertraglichen Absicherung und führt im Konkreten aus, inwiefern der Auftragnehmer das ihm anvertraute Projekt umsetzen möchte.
Der Inhalt des Pflichtenhefts
Um das Pflichtenheft zu erstellen, dokumentiert der Projektausführende die geplanten Arbeitsschritte und Zwischenergebnisse des Auftrags. Es kann insofern als Lösungsskizze verstanden werden, die vom Leistungserbringer erstellt wird. Der idealtypische Inhalt setzt sich aus einer einführenden Darstellung des Projekts und den Anforderungen des Auftraggebers, den notwendigen und zusätzlich gewünschten Funktionen des Produkts, einer Darstellung der Arbeitsschritte und genauen Leistungen, Funktionen des Produkts, Normen und Rahmenbedingungen sowie qualitativen Erfordernissen zusammen. In vielen Fällen werden in dem Heft ebenso zeitliche Termine für Besprechungen der Zwischenergebnisse, die Dokumentation jener Ergebnisse sowie möglicherweise auftretende Probleme und deren Lösung schriftlich fixiert. Ähnlich wie das Lastenheft hat das Pflichtenheft zum Ziel, beide Vertragsparteien vor unerwünschten Situationen und Enttäuschungen zu bewahren.
Empfehlungen zur Umsetzung
Wenngleich das Dokument vom Projektbeauftragten verfasst wird, sollten in der Regel sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer an der Erstellung des Pflichtenhefts beteiligt werden. Eine zeitnahe Absprache beider Seiten, bestenfalls vor dem Projektbeginn ist daher essenziell. Beide Dokumente sollten so detailliert wie möglich geschrieben werden und ebenso auf mögliche Problemstellungen eingehen. Werden Anforderungen von einer Seite nicht erfüllt, so kann sich die Gegenseite entsprechend auf das Dokument berufen. Es gilt daher zu beachten, dass Lastenhefte und Pflichthefte bei einem Vertragsabschluss rechtlich bindende Verträge darstellen.
