Checkliste IT-Service: Was braucht ein Büro wirklich?

In heutiger Zeit kommt kein Unternehmen ohne IT aus – egal wie klein es ist. Ohne einige grundlegende IT-Komponenten sind Kundenkommunikation und die Bereitstellung einer Online-Präsenz nicht möglich. Auch die Arbeitsprozesse können in den meisten Fällen ohne eine IT-Struktur nicht optimal ablaufen. Aber welche Komponenten zur Datenverarbeitung und Kommunikation sind in einem Büro eigentlich unerlässlich? Worauf ist zu achten und wie können auch Laien dafür sorgen, dass ihr Büro perfekt ausgerüstet ist?

IT-Ausstattung: Wie viel ist überhaupt notwendig?

Zweifellos ist die technische Büro- und PC-Ausstattung für ein Unternehmen ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Somit ist es auch nicht verwunderlich, dass sich viele davor scheuen, extra einen IT-Dienstleister zu beauftragen, der ebenfalls mit hohen Kosten verbunden ist. Doch dass sich dieser Schritt lohnt, zeigen bereits die Statistiken und Prognosen für das laufende Jahr. So werden alleine im Jahr 2017 weltweit 943 Milliarden US-Dollar in IT-Services investiert – eine Maßnahme, die sich spätestens dann lohnt, wenn der Selbstversuch scheitert.

Bevor es um die Beschaffung der IT-Komponenten im eigenen Büro geht, muss vorab die Frage beantwortet werden, welche Rahmenbedingungen vorliegen. Zunächst einmal geht es um die Größe des Büros. Wie viele Mitarbeiter gibt es? Benötigen sie alle einen eigenen Computer? Lohnt sich die Anschaffung von Laptops oder mobilen Endgeräten, die den eigenen Mitarbeitern die Möglichkeit ortsunabhängigen Arbeitens bieten?

Und wie sieht es mit der Ausstattung an Telefonen aus? Welche Mitarbeiter benötigen eine eigene Rufnummer und Smartphones für die ständige Erreichbarkeit? Sind Faxgeräte notwendig, werden sie im Arbeitsalltag überhaupt noch verwendet? Was ein Büro braucht, ist also im Grunde vor allem von individuellen Faktoren abhängig. Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen und nur maßgeschneiderte Lösungen bringen in dieser Hinsicht langfristige Zufriedenheit.

Auch die Software ist wichtig

Nicht nur die Hardware-Komponenten sind bei der Computerausstattung im Büro entscheidend – auch die passende Software ist von Bedeutung. Hierbei geht es um Text- und Bildbearbeitungsprogramme, Kundenkommunikation und das Betriebssystem oder auch um Sicherheitsvorkehrungen rund um Datenschutz und Co. Auch hier gibt es viele Möglichkeiten und Varianten.

Keine Fachkenntnisse erforderlich

Wer als Laie vor der Aufgabe steht, die Komponenten der Büroausstattung auf eigene Faust zu beschaffen, kann sich schnell verloren fühlen. Welche Hardware- und Softwarekomponenten bieten das beste Preis-Leistungs-Verhältnis? Was in puncto Software ist überhaupt notwendig und welche Lizenzen sind erforderlich?

Wer das Vorhaben umsetzen möchte, das eigene Büro umfassend mit IT auszustatten, muss sich keine eigenen Computerkenntnisse aneignen. Wenn man den idealen Ansprechpartner findet, kann man die Planung, Konzeptionierung und Umsetzung auch denen überlassen, die es am besten wissen.

Warum ein Fachmann die beste Wahl ist

Es gibt viele Möglichkeiten, sich mit IT-Dienstleistern in Verbindung zu setzen. Bei der Wahl des richtigen Partners, sollte man im Idealfall auf lokaler Ebene bleiben. Denn wenn die Technik einmal ausfällt, ist es gut, wenn der Fachmann direkt vor Ort sein kann. In vielen Fällen ist es mit der ersten Ausstattung nicht getan. Auch im späteren Verlauf kann es immer zu Zwischenfällen mit der IT kommen und wenn mitten im Geschäftsalltag Kundendaten verloren gehen, das Kommunikationsnetzwerk zusammenbricht oder im Weihnachtsgeschäft der Online-Shop ausfällt, dann sollte ein Unternehmen in Hamburg seinen IT-Dienstleister nicht aus München kommen lassen müssen.

Gerade in den großen Städten lohnt es sich, einen Blick in die Gelben Seiten zu werfen und einen Partner zu wählen, der sich in unmittelbarer Nähe befindet. Auch IT-Experte und Geschäftsführer Lars Heymeier von Sentinel IT (unter anderem auch im IT Vertrieb oder in der IT Beratung ) bestätigt die Vorteile einer dauerhaften Zusammenarbeit zwischen IT-Service und Unternehmen: „Zu viele Köche verderben den Brei. Arbeitet ein Unternehmen mit dem IT-Partner zusammen, der bereits bei der ersten IT-Einrichtung zur Seite stand, gestaltet sich auch die weitere Zusammenarbeit deutlich leichter, spart Zeit und letztlich auch Geld.“ So unterstützt ein guter IT Vertrieb vor Ort in Hamburg, Berlin oder Köln – je nachdem, wo Ihr Unternehmen sitzt, deutlich effektiver.

Wer sich für einen Experten entscheidet, spart bereits Zeit bei der Bestellung des IT-Materials, muss sich nicht mit den Regelungen rund um Lizenzen auseinandersetzen und bekommt nur das, was auch wirklich benötigt wird. In einem ausführlichen Beratungsgespräch werden zunächst alle Rahmenbedingungen zusammengefasst und ein individuelles Konzept erstellt.

Anschließend erfolgt die Beschaffung der einzelnen Bausteine der IT-Struktur. Dabei haben die Mitarbeiter vor allem das optimale Kosten-Nutzen-Verhältnis vor Augen. Ein IT-Dienstleister stellt zudem Techniker parat, die die Einrichtung der IT-Struktur übernehmen, eine langfristige Betreuung gewährleisten und ihren Kunden bei Problemen mit Rat und Tat zur Seite stehen.