Nie mehr fehlerhafte Dokumente und Vorlagen-Chaos: 10 Vorteile von Vorlagensoftware

Die richtigen Vorlagen für offizielle Briefe, Angebote, Firmen-Statistiken oder Rechnungen zu programmieren und zu verwalten ist oft mit Schwierigkeiten verbunden.

Falsche Logos, veraltete Kontaktdaten, Excel-Formeln, die nicht mehr richtig funktionieren: Kennen Sie das Problem fehlerhafter Office-Dokumente? Verwenden Kollegen und Mitarbeiter ständig falsche Briefköpfe, Präsentationen im veralteten Design oder inkorrekte E-Mail Signaturen? Hatten Sie schon einmal Schwierigkeiten, die richtige Vorlage in der Dokumentenablage Ihrer Firma zu finden?

Korrekte Dokumente im Massenoutput

Viele Unternehmen tappen darüber im Dunkeln, dass derartige Probleme mittlerweile effizient mit Standardsoftware aus der Welt geschafft werden. Der Einsatz einer Vorlagensoftware – auch Template Management System genannt – bringt zahlreiche Vorteile und spart langfristig Kosten, Zeit und Ressourcen. Eine gute Vorlagensoftware behebt „klassische“ Schwierigkeiten – wie z.B. veraltete Makros, falsche Kontaktdaten oder ein fehlerhaftes Corporate Design auf Dokumenten – praktisch per Mausklick. Personalisierte Standard-Dokumente werden über zentral bereitgestellte Vorlagen (Templates) rasch, einfach und vor allem korrekt erstellt. Gleichzeitig werden dabei alle Firmenvorgaben und Compliance-Regelungen eingehalten. Über eine Serien- oder Multibrieffunktion können diese in der Masse ausgestellt werden.

Vorlagensoftware spart Kapazitäten in der IT und bei allen Mitarbeitern

Die meisten Template Management Systeme ergänzen die beliebte Microsoft Office Suite. Es gibt aber auch Vorlagensysteme für andere Bürosoftware-Programme. Vorlagen werden meist zentral gepflegt und sind so für alle User je nach Berechtigung automatisch auf dem letzten Stand. Das zeitfressende Erstellen, Pflegen und Updaten von individuell programmierten Vorlagenlösungen ist hinfällig. Dies spart Unternehmen wertvolle IT-Kapazitäten, die anderwärtig besser eingesetzt sind. Mühsame Re-Programmierungen sind damit hinfällig. Auch in anderen Abteilungen werden Arbeitsprozesse durch Vorlagensoftware effizienter gestaltet und vereinfacht.

Die zehn wichtigsten Vorteile von Vorlagensoftware auf einen Blick

Top-Vorlagensysteme – wie z.B. das Produkt OneOffixx – optimieren das Dokumentenwesen für unterschiedliche Firmenstandorte und Marken in unterschiedlichen Sprachen. Somit ist Vorlagensoftware auch für international operierende Unternehmen ausgezeichnet geeignet. Ein gutes Vorlagensoftware-System umfasst idealerweise die folgenden Funktionen:

1. einfaches Erstellen und Updaten von personalisierten Standard-Templates, selbst bei Softwareänderungen
2. korrekte Darstellung von Logos und Design-Vorgaben
3. Behebung von Format- und auch Textfehlern (durch Textbausteine)
4. übersichtliche Verwaltung von Daten und Vorlagen
5. User-Berechtigungssysteme für unterschiedliche Vorlagen und Vorlagengruppen
6. verschiedene Dokument- und Bedienungssprachen möglich
7. einfaches Bedienen komplexer Applikationen (z.B. in Excel)
8. standardisierte E-Mail Signaturen und automatisierte eMarketing-Kampagnen
9. Integration in CMS, Fachapplikationen und Einbindung von externen Datenbanken möglich
10. optimierte und vereinfachte Arbeitsprozesse für alle Mitarbeiter, Abteilungen und Standorte

Vorlagensoftware-Systeme sind individuell konfigurierbar. Die Funktionalität ist von Beginn an hoch, da etablierte Hersteller unterschiedliche Kundenanforderungen integrieren. Somit ist ein Template Management System beliebig erweiterbar und wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Regelmäßige Updates und Wartungen sorgen zudem für eine kontinuierliche Weiterentwicklung.

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