Unternehmensentwicklung: Was Sie über die Auswirkungen des digitalen Scannens von Unternehmensdokumenten wissen sollten

Die Ablage, Aufbewahrung und Organisation von Rechnungen ist für jedes Unternehmen eine lästige Aufgabe. In letzter Zeit wurden die Standards für die Aufbewahrung von Rechnungen aktualisiert, insbesondere im Hinblick auf die Digitalisierung von Buchhaltungs- und Steuerdokumenten. Aufgrund der Langsamkeit von Papierrechnungen erwägen immer mehr Unternehmen, auf elektronische Rechnungen umzusteigen. Die Digitalisierung von Rechnungen ist der einfachste Weg, um die Buchhaltung und die Verwaltung von Rechnungen zu erleichtern und den Cashflow unverbindlich zu kontrollieren.

Warum sollten Sie Papierrechnungen digitalisieren?

Rechnungen sind ein wichtiges Dokument für Unternehmen. Sie sind für viele Prozesse, insbesondere für die Buchhaltung, die Besteuerung und die Geschäftsabwicklung, von entscheidender Bedeutung. Als solche müssen sie sorgfältig aufbewahrt werden, nicht nur aus rechtlichen Gründen, sondern auch für die Zwecke des Unternehmens. Beachten Sie auch, dass verschiedene Unternehmen, wie z. B. Expensya, dies mittlerweile schnell und effizient erledigen. Das Scannen von Unternehmensrechnungen kann sehr nützlich sein und kann:

Zeit und Aufwand sparen

Die gescannten Rechnungen werden digitalisiert und in den Buchhaltungsdaten des Unternehmens gespeichert. Bei Bedarf können Sie sie dank der nach Name, Datum, Betreff usw. geordneten Ordner leichter wiederfinden.

Daten schützen und Verluste verhindern

Das Scannen von Rechnungen ist sicherer als Papierrechnungen, da Papier verloren gehen kann. Das Scannen von Papierrechnungen ist daher eine Schutzmaßnahme, mit der Unternehmen das Verlustrisiko vermeiden und diese Rechnungen, die für das gesamte Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind, sorgfältig aufbewahren können.

Sammeln Sie alle ihre Daten

Indem diese Rechnungsdaten an einem Ort gesammelt werden, können bestimmte Informationsübertragungen und Bearbeitungszeiten vermieden werden. Dies ist nicht möglich, wenn die Rechnungen in Papierform vorliegen. Das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten bedeutet auch, dass jeder Mitarbeiter auf die verschiedenen Dokumente, die in der Cloud des Unternehmens gespeichert sind, zugreifen kann, auch wenn sie sich an entfernten Orten befinden.

Platzersparnis

Durch das Scannen von Rechnungen kann die Papiermenge reduziert und Platz gespart werden. Anstatt also die originalen Papierrechnungen zu fotokopieren und an die entsprechenden Parteien weiterzuleiten, werden sie einfach gescannt und auf einem Server oder in einer ausgewiesenen Anwendung gespeichert. Außerdem ist es umweltfreundlich, da es den Papiermüll minimiert.

Verhindert den Verfall von Belegen

Durch das Scannen von Belegen wird die Lebensdauer der darin enthaltenen Informationen verlängert. Die digitalen Dateien sind immer irgendwo auf ihrem Speichermedium und auch immer unversehrt, wie man sie hinterlassen hat.

Vereinfacht die Ausgabe von Daten

Das Scannen von Rechnungen erleichtert den Export von Dokumenten, sodass manuelle Eingaben und andere lästige Aufgaben entfallen. Digitale Rechnungen können heruntergeladen und einfach in eine Buchhaltungssoftware zur Rechnungsverwaltung importiert werden.

Was sind die Vorteile für Buchhalter?

Buchhaltungssoftware, die Rechnungen digitalisieren kann, ist für Buchhalter in Unternehmen vorteilhafter. Durch das Scannen von Rechnungen lässt sich der Buchhaltungsprozess automatisieren. Wenn Lieferanten oder Kunden Dokumente in digitaler Form bereitstellen, macht die Software zum Scannen von Rechnungen automatisch Vorschläge, die vom Buchhalter bearbeitet werden können. Sie müssen nur noch ihren Buchhalter anrufen, damit er die Rechnungen überprüft. Sie können schneller und mit weniger Fehlern arbeiten. Mithilfe des Scannens können Sie auch die Austrittskosten Ihrer Mitarbeiter nachverfolgen und ein Register führen. Als Manager können Sie nicht immer die Arbeit Ihrer Untergebenen beaufsichtigen, insbesondere wenn diese im Dienst sind. Indem Sie Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen einscannen, automatisieren und in der Cloud speichern, können Sie die Arbeit Ihrer Angestellten nachverfolgen.