So konvertieren Sie PDF in PDF/A: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das PDF/A-Format ist in den letzten Jahren immer beliebter geworden, insbesondere im Unternehmens- und Rechtsbereich. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre PDF-Dokumente auch in Zukunft zugänglich und lesbar sind, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie PDF in PDF/A konvertieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre PDF-Dateien mithilfe von PDFelement, einer leistungsstarken und dennoch benutzerfreundlichen PDF-Lösung, in PDF/A konvertieren.

Bevor Sie beginnen, ist es wichtig, die Umstände zu verstehen, unter denen Sie das PDF/A-Format verwenden müssen. Es ist besonders nützlich für Dokumente, die ihr ursprüngliches Erscheinungsbild beibehalten und viele Jahre lang zugänglich sein müssen. Beispiele für Dokumente, die PDF/A erfordern, sind Finanzberichte, Steuerunterlagen, Rechnungen und Verträge.

Was ist PDF/A?

PDF/A ist ein PDF-Dateiformat, das für die langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente entwickelt wurde. Der ISO-Standard für PDF/A wurde 2005 veröffentlicht, um sicherzustellen, dass elektronische Dokumente auch in Zukunft zugänglich und lesbar sind, selbst wenn die zu ihrer Erstellung verwendete Technologie veraltet ist.

Der PDF/A-Standard legt eine Reihe spezifischer Anforderungen fest, die PDF/A-Dateien erfüllen müssen, einschließlich einschränkender Merkmale, die die langfristige Lesbarkeit beeinträchtigen könnten, wie Verschlüsselung und nicht eingebettete Schriftarten. Außerdem müssen alle Daten, die zum Betrachten und Verarbeiten des Dokuments benötigt werden, in der PDF/A-Datei enthalten sein.

Es gibt mehrere Versionen des PDF/A-Standards mit jeweils spezifischen Merkmalen und Anforderungen. Die neueste Version ist PDF/A-4, die 2021 veröffentlicht wurde und den Geltungsbereich des Standards auf Dokumente mit dynamischen Inhalten wie Formulare und interaktive Anwendungen erweitert.

PDF/A wird in Situationen verwendet, in denen Dokumente lesbar und in Zukunft zugänglich sein müssen, wie z. B. Langzeitarchivdateien, Rechtsdokumente und Dokumente des kulturellen Erbes. Die Konvertierung von PDF-Dokumenten in PDF/A ist eine wichtige Praxis, um die langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente sicherzustellen und Archivierungsstandards und -vorschriften einzuhalten.

Die Unterschiede zwischen PDF und PDF/A

Der Hauptunterschied zwischen PDF und PDF/A besteht darin, dass PDF/A eine Teilmenge des PDF-Formats ist und einige spezifische Einschränkungen aufweist. PDF/A erlaubt keine Verwendung von Funktionen, die die langfristige Lesbarkeit des Dokuments beeinträchtigen könnten, wie z. B. Verschlüsselung und nicht eingebettete Schriftarten. Außerdem müssen alle Daten, die zum Betrachten und Verarbeiten des Dokuments benötigt werden, in der PDF/A-Datei enthalten sein.

Ein weiterer wichtiger Unterschied zwischen PDF und PDF/A besteht darin, dass das PDF-Format zwar so konzipiert wurde, dass es flexibel ist und die Aufnahme einer Vielzahl von Elementen wie Schriftarten, Videos und Animationen ermöglicht, das PDF/A-Format jedoch einer Reihe von Einschränkungen unterliegt, um eine langfristige Lesbarkeit zu gewährleisten.

Beispielsweise ist es im Standard-PDF-Format möglich, Schriftarten einzubinden, die nicht in die PDF-Datei eingebettet sind, was zu Lesbarkeitsproblemen führen kann, wenn diese Schriftarten auf dem System, auf dem das Dokument angezeigt wird, nicht verfügbar sind. Bei PDF/A müssen alle im Dokument verwendeten Schriften in die Datei eingebettet werden, um die Lesbarkeit des Dokuments auch in Zukunft zu gewährleisten.

Ein weiterer wichtiger Unterschied besteht darin, dass im Standard-PDF-Format jede Art von Verschlüsselung verwendet werden kann, um das Dokument zu schützen, einschließlich solcher, die Schlüssel verwenden, die im Laufe der Zeit ablaufen können. In PDF/A ist die Verschlüsselung erlaubt, aber nur, wenn sie Verschlüsselungsalgorithmen mit öffentlichem Schlüssel verwendet, die langlebig und bruchsicher sind.

Zusammenfassend kann man sagen, dass das PDF-Format darauf ausgelegt ist, flexibel zu sein und eine Vielzahl von Funktionen und Merkmalen zu ermöglichen, während PDF/A den Fokus darauf legt, die langfristige Lesbarkeit und Zugänglichkeit elektronischer Dokumente sicherzustellen. Die spezifischen Einschränkungen von PDF/A tragen dazu bei, dass Dokumente auch in Zukunft lesbar und zugänglich sind, selbst wenn die zu ihrer Erstellung verwendete Technologie veraltet ist.

Ist es möglich, PDF in PDF/A zu konvertieren?

Ja, es ist möglich, PDF-Dateien mithilfe von PDFelement in PDF/A zu konvertieren. PDFelement ist eine leistungsfähige und dennoch benutzerfreundliche PDF-Lösung, mit der Sie PDF-Dateien auf dem Desktop, Mobilgerät und im Internet erstellen, bearbeiten, sichern und signieren können. Darüber hinaus können Sie mit PDFelement PDF-Dateien mit nur wenigen Klicks in PDF/A konvertieren.

Um PDF-Dateien mit PDFelement in PDF/A zu konvertieren, folgen Sie diesen einfachen Schritten:

Schritt 1: Öffnen Sie PDFelement und klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei“. Wählen Sie dann „Öffnen“, um die PDF-Datei in die Anwendung zu laden.

Schritt 2: Klicken Sie erneut auf „Konvertieren“ aus dem Dropdown-Menü. Wählen Sie dann „Zu PDF/A“ aus der Liste der Konvertierungsoptionen aus.

Schritt 3: Wählen Sie die PDF/A-Version aus, in die Sie die Datei konvertieren möchten. PDFelement unterstützt acht PDF/A-Standards: PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-2a, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u. Jeder Standard hat unterschiedliche Anforderungen und Eigenschaften, also wählen Sie den, der Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Schritt 4: Klicken Sie auf „OK“, um mit der Konvertierung der PDF-Datei in PDF/A zu beginnen. Der Vorgang kann je nach Größe der Datei einige Minuten dauern.

Schritt 5: Sobald die Konvertierung abgeschlossen ist, wird die PDF-Datei automatisch im PDF/A-Format am selben Ort wie die Originaldatei gespeichert. Sie können die PDF/A-Datei in PDFelement oder jedem anderen PDF/A-kompatiblen PDF-Reader öffnen.

Kurz gesagt, die Konvertierung von PDF-Dateien in PDF/A ist ein wichtiger Weg, um die langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente sicherzustellen. Mit PDFelement können Sie PDF-Dateien schnell und einfach in PDF/A konvertieren und so die Anforderungen an die langfristige Dokumentenarchivierung erfüllen. Darüber hinaus bietet PDFelement viele weitere nützliche Funktionen zur Verwaltung von PDF-Dateien, was es zu einem unverzichtbaren Tool für jeden macht, der mit elektronischen Dokumenten arbeitet.

So prüfen Sie die Konvertierung in PDF/A

Nach der Konvertierung der PDF-Datei in PDF/A ist es wichtig zu überprüfen, ob die Konvertierung erfolgreich war. PDFelement enthält eine PDF/A-Verifizierungsfunktion, mit der Sie bestätigen können, dass Ihre Datei den PDF/A-Standards entspricht.

Um eine PDF/A-Datei in PDFelement zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Öffnen Sie die PDF/A-Datei in PDFelement.

Schritt 2: Ein PDF/A-Überprüfungsfenster wird geöffnet, das alle Probleme mit der PDF/A-Datei anzeigt. Wenn Fehler auftreten, bietet PDFelement detaillierte Informationen zu jedem Problem und Vorschläge zur Behebung.

Schritt 3: Wenn es keine Probleme mit der PDF/A-Datei gibt, erscheint eine Meldung, dass die Datei PDF/A-kompatibel ist.

Schlussfolgerung: die Konvertierung von PDF-Dateien in PDF/A ist ein wichtiger Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente in Zukunft lesbar und zugänglich sind. Mithilfe von PDFelement können Sie diese Konvertierung schnell und einfach durchführen und überprüfen, ob die Datei den PDF/A-Standards entspricht.

Bilder: Wondershare