Bei dem Papierchaos können oft auch Genies nicht helfen

Die Archivierung und Verwaltung schriftlicher Dokumente stellt für viele Firmen ein nicht zu unterschätzendes Problem dar. Untersuchungen zufolge ist die Aufbewahrung von Dokumenten aus Papier heute zehnfach höher als noch vor fünf Jahren. Das muss man sich erst einmal vorstellen! 10 x höher !!! Dabei war doch davon die Rede, dass der Computer die Papierindustrie vernichten würde. Was ist da falsch gelaufen? Viele von uns, oder fast alle, haben schon davon gehört, dass es in diesem oder jenem Büro gelungen sein soll, vollkommen papierlos zu arbeiten.

Das Phänomen des papierlosen Büros

Dabei dürfte es sich jedoch um ein ähnliches Phänomen handeln wie bei dem Ungeheuer von Loch Ness. Gehört hat von dem Ungeheuer jeder schon mal, einige behaupten sogar es gesehen zu haben, aber wirklich bewiesen ist gar nichts! Gehört hat fast jeder von dem papierlosen Büro, wo das allerdings sein soll und wie die Menschen dort arbeiten – keiner weiß es.

Vielleicht sollte man sich zunächst einmal eingestehen, dass mittelfristig papierlose Büros nicht realisierbar sind. Man sollte daher vielleicht eher in Richtung papierarmes Büro denken.

 Der Anfang muss gemacht werden

Das könnte dadurch gelingen, dass man nach und nach bestimmte Dokumente grundsätzlich digitalisiert und nicht mehr in Papierform aufbewahrt.  Beispielsweise kann man dem Papierchaos Herr werden mit dem Scanservice von Dropscan . Man muss dabei nur eine gewisse Konsequenz an den Tag legen und sollte für den Anfang Bereiche nehmen, die relativ einfach dem Scanvorgang zuzuordnen sind und die von vielen Mitarbeitern benötigt werden können, das erhöht die Akzeptanz. Derartige Systeme sind häufig preiswerter als man glaubt, darauf spezialisierte Firmen bieten meist eine interessante Preisstruktur.

Das Schwierigste beim Abbau der Papierflut ist der Start und das Abwenden eingefahrener Gleise. Hat die Umsteuerung erst einmal begonnen, nimmt sie meist sehr schnell Fahrt auf.

Bei dem Papierchaos können oft auch Genies nicht helfen
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2 Antworten

  1. Zickzack sagt:

    Hallo, ein sehr guter Bericht und wirft Fragen auf! Ich frage mich 1.) Muss man wirklich alles aufbewaren? 2.) Wenn ja-wohin damit? 3.) Kann es nicht digitalisiert werden?
    Wenn schon vieles aufbewart werden muß, dann aber logisch und systematisch! Ordner bringen heutzutage meist nur Zeit, Ärger und einen Mehraufwand an Personal! Das wissen Büroleiter! Digitalisieren wäre ein sog.Zauberwort! Aber hat das schon mal jemand gemacht? Hier kommen meine Erfahrungen, mit dem Thema. Probleme:1.) bei tausenden von Blätter welche gespeichertt werden, wer hat da die Aufsicht bzw.wer kennt sich aus, wenn der MA nicht mehr in der Fa. arbeitet, bzw. kann Auskunft geben, wo es gespeichert ist ,usw..Und was ist, wenn dann die Technik hakt? Systeme werden erneuert usw…Alle Blätter zu digitalisieren bedeuted mit einem Fuß im Knast. Finger weg davon! Meine Meinung: Eine gesunde Mischung aus wenig Ordnern, digitalisieren und jetzt kommts…. dem wunderbaren System von Classei.

  1. 16. Dezember 2012

    […] wichtig ist in unserer digitalen Welt noch das analoge Papier? Für mich als Informatiker ist das Papier immer noch unumgänglich. Es wird zwar inzwischen sehr […]

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