5 Gründe, warum automatisierte Projekt-Management-Lösungen großartig sind

Quelle: Rainer Sturm / pixelio.de

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Es gibt einen Grund, warum Automation so ein starkes Wort ist, vor allem in der Business-Welt. Automation ist ein Hebel, der es Unternehmen erlaubt, Produktionsmengen zu erhöhen, bestimmte Level von Qualität und Massenproduktionsvorteile (man denke an: Einsparung durch „Großeinkauf“) zu realisieren, jenseits von dem, was menschliche Arbeit alleine bieten kann.

Zur Veranschaulichung stellen Sie sich die Ausrottung von Geldautomaten und Online-Banking vor. Das bedeutet, Sie müssten sicherstellen, dass Sie in Ihrer Bank für einfache Finanztransaktionen wie Einzahlungen, Überweisungen, Rechnungszahlung, Geldtransfer etc. anwesend sind, bevor diese schließt.

Oder noch besser stellen Sie sich die manuelle Aktualisierung Ihres Projektmanagement-Trackers vor, erstellen von Produktivitäts-Arbeitsblättern, Listen, Formularen und eine ganze Reihe von administrativen Berichten, zweimal pro Woche oder jedes Mal, wenn eine Etappe erreicht wurde, ohne die Erwähnung anderer Aufgaben, die Sie mit derselben Dringlichkeit durchführen müssen wie Kommunikation mit Lieferanten, Gewinnung potenzieller Kunden, aktuelle Kunden-Beschwerden ansprechen, etc.

Wenn Sie es sich nur schwer vorstellen können, können Sie sicher sein, dass Sie völlig normal sind.

Die Verwendung von automatisierten Systemen wie eine HR Management Software gibt Ihnen einen Vorteil gegenüber Kollegen, die den manuellen Weg wählen, um ihre Tracker zu aktualisieren. (Glauben Sie es oder nicht, es gibt noch eine Menge, die dies noch tun). Nachfolgend Lesen Sie einige der Gründe, warum die automatische Aktualisierung Sie von den anderen abheben lässt:

(1) Automatische Updates erspart Ihnen eine Menge Zeit

Bei so viel zu tun und so wenig Zeit, ist heutzutage hart arbeiten nicht unbedingt eine bessere Option, um eine Tonne an Sachen zu erledigen. Geschickt arbeiten, wie Sie vielleicht schon erraten haben, ist der Weg zum Erfolg. Eine preisgekrönte Workflow-Tracking-Software, wie Comindware Tracker  sorgt dafür, dass alles routinemäßig upgedatet wird – von Ihren Reports bis zu Ihren Workflow-Prozessen, von gewöhnlichen Problemen bis zu den bewährten Praktiken Ihres Teams. Das gibt Ihnen mehr Zeit für Analysen, Strategien zu entwickeln und um herauszufinden, was funktioniert und was nicht.

(2) Automatische Updates beseitigen die Übel der manuellen Aktualisierung: mangelnde Integration und Kommunikation.

Bei der manuellen Aktualisierung, abgesehen von der Tatsache, dass die Daten-Berechnung und Daten-Projektionen nicht immer vom Fleck weg möglich sind, aufgrund menschlicher Ungenauigkeiten, können Defizite bei der Integration und mangelnde Kommunikation zwischen den Teammitgliedern in mehrfach eingereichte Berichte resultieren, oder noch schlimmer, dringende Formulare und Listen werden völlig weggelassen.

(3) Automatische Aktualisierung verbessert die gesamte Sichtbarkeit.

Automatische Updates geben allen beim Projekt einen Blick auf das Ganze, das wiederum ermöglicht es ihnen, genau den allgemeinen Status des Projekts zu beurteilen. Manager sind besser in der Lage, Aufgaben zu delegieren und die Arbeiter werden von ihren weiteren Pflichten rechtzeitig benachrichtigt. Dadurch entfallen das Chaos und die Verwirrung am Arbeitsplatz.

(4) Automatische Aktualisierung steigert die Zusammenarbeit im Team.

Die richtigen Ebenen bei der Sichtbarkeit, Integration und Kommunikation stärkt die Moral des Teams und somit den Teamgeist und die Zusammenarbeit. Wenn jeder im Team weiß, was er zu tun hat und was die nächsten Aufgaben sein werden, für den Fall, dass etwas Unerwünschtes im Workflow passiert, abgesehen davon, dass man in der Lage ist, auf Veränderungen fast augenblicklich zu reagieren, wird es sehr wenige, wenn nicht gleich keine Schuldzuweisungen und/oder Sündenböcke geben.

(5) Automatische Aktualisierungen erlaubt Ihnen, Ihren Kunden und Vorgesetzten Berichte zu liefern, zu jeder Zeit, wenn der Bedarf vorhanden ist.

Wenn Ihr Chef oder Kunde von jener Art ist, die den Fortschritt des Projekts überprüfen, wann immer sie es für angebracht halten, das heißt, ohne besonderen Zeitplan, ist eine aktualisierende Tracking-Software-Lösung der beste Freund, auf den Sie sich immer verlassen können. Kurz gesagt, alles, was sie brauchen ist nur wenige Klicks entfernt, sodass Sie allen Grund haben, breites Lächeln aufzusetzen.

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