Bürotechnik – Welche Geräte man im Büro wirklich braucht

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Immer mehr Menschen gehen einer Beschäftigung im Büro nach, die Tendenz ist weiter steigend.

Fast jeder von uns verbringt somit viele Stunden am Schreibtisch. Die Tätigkeit als Bürokraft fordert Selbständigkeit und eine gute Konzentrationsfähigkeit, denn gerade in einem Großraumbüro kann es auch mal etwas lauter hergehen, dabei darf man die eigenen Aufgaben nicht aus dem Blick verlieren.

Multitasking ist eine Art Kernkompetenz geworden: gleichzeitig Anrufe entgegennehmen, Mails durchgehen und Smalltalk mit dem Vorgesetzten sind für die Meisten von uns kein Problem. Die motivierenden Teamkollegen helfen dabei sich nicht im Stress zu verlieren, aber auch ein effizientes Equipment an Bürotechnik spart Zeit und Nerven.

Die Grundausstattung für ein professionelles Office

Egal, ob man im Home Office tätig ist oder sich jeden Morgen auf dem Weg ins Büro macht: Eine professionelle Ausstattung im Büro gewährleistet einen reibungslosen Arbeitsablauf und sorgt damit auch für die Motivation der Mitarbeiter.

Sich mit den vielzähligen Möglichkeiten auseinanderzusetzen, die uns die Welt der Bürotechnik bietet, zahlt sich also schnell aus. Nachfolgend findet ihr eine Übersicht der wichtigsten Geräte, zusammen mit ein paar Anmerkungen, worauf man achten sollte.

Der richtige Computer

Mittelpunkt des Arbeitsplatzes sollte ein Computer sein, – wenn man das Preis-Leistungs-Verhältnis bedenkt, erhält der klassische PC immer noch den deutlichen Vorzug vor Tablets und Notebooks.

• Gängige Anwendungen (z.B. Textverarbeitungsprogramme, Browser, E-Mail Programm) sollte man parallel zueinander problemlos laufen lassen können
• Eine große Festplatte und ausreichend Arbeitsspeicher sind weitere, wichtige Faktoren. Bei der Wahl des zugehörigen Bildschirms ist es ratsam auf größere Größen zurückzugreifen, um einer schlechten Körperhaltung vorzubeugen.
• Eine gute Auflösung ist ebenfalls wichtig für ein entspanntes Arbeiten am Computer.

Bei Apple, Dell & Co. findet man unter anderem sehr kleine und leistungsfähige All-in-One Computer fürs Office, die noch dazu durch elegantes Design und mit farbenfrohen Gehäusen optische Highlights sind und eine angenehme Raumatmosphäre unterstützen.

Einen passenden Drucker finden

Zur Grundausstattung zählt ebenso ein leistungsstarker Drucker. Trotz zunehmender Digitalisierung ist der Papierverkehr noch immer grundlegender Bestandteil im Büroalltag: Angebote, Rechnungen und Bestellungen werden häufig noch in Papierform verschickt oder in den Akten hinterlegt.

• Multifunktionsgeräte bilden den Standard in der Büroausstattung: diese bieten neben der Druck- auch eine Scan- und Kopierfunktion. Viele Office-Multifunktionsgeräte gibt es als erweiterungsfähiges Grundgerät. Je größer die Ansprüche werden, desto mehr kann man solche Geräte erweitern, die Druckzentrale wächst so mit dem Unternehmen mit.
• Es lassen sich Laser-, Tintenstrahl- oder Nadeldrucker unterscheiden:

Für den gewerblichen Betrieb findet meist der Laserdrucker Anwendung, denn dieser arbeitet besonders schnell und leise. Der Nadeldrucker erzeugt einen deutlich höheren Geräuschpegel und wird daher in Büros oft als störend empfunden. Die Tintenstrahldrucker sind zwar ebenfalls leise und meist günstig in der Anschaffung, aber bei einem hohen Druckaufkommen schlagen die Kosten für die teure Originaltinte zu Buche. Darüber hinaus kann es bei unregelmäßiger Nutzung dazukommen, dass die Tinte eintrocknet.

• Oft möchte man mit dem eigenen Firmenlogo arbeiten, deswegen sollte man darauf achten, dass der Drucker zwei Papierkassetten bietet: eine für das Firmenpapier, die andere für Normalpapier – zum Beispiel für die oft anfallenden Kopien.

Eine professionelle Telefonanlage auswählen

Neben dem persönlichen Gespräch ist der telefonische Kontakt immer noch die wichtigste Verbindung zwischen Unternehmen und ihren Kunden. Für ein professionelles und unkompliziertes Gespräch ist es wichtig, die passende Telefonanlage auszuwählen.

Im gewerblichen Bereich greift man dabei auf Systemtelefone zurück, diese bieten mehr und andere Funktionen als die Standardgeräte in privaten Haushalten:

• Systemtelefone ermöglichen das sogenannte „Makeln“, das Wechseln zwischen zwei bestehenden Leitungen.
• Auch Konferenzschaltungen, Rufumleitungen und kostenlose interne Gespräche, sollte das moderne Gerät selbstverständlich leisten.
• Gerade junge, global agierende Unternehmen greifen auf die Funktion der Videotelefonie zurück, welche daher ein weiteres Kriterium sein kann.

Ein Aktenvernichter für die Datensicherheit

Ein Aktenvernichter ist unbedingt notwendig, wenn man mit vertraulichen Daten, wie zum Beispiel mit Angaben zu Kunden oder Geschäftsvorgängen, arbeitet. Im Sinne des Datenschutzes dienen Aktenvernichter (auch Reißwolf oder Papierschredder genannt) also der Datensicherheit.

Diese Geräte unterscheiden sich maßgeblich in der Konstruktion und Qualität ihres elektromechanischen Schredders.

• Dabei ist darauf zu achten, dass das Gerät das Papier nicht nur zur besseren Entsorgung zerkleinert, sondern Schriftstücke tatsächlich unleserlich macht. Hier wird in verschiedene Sicherheitsstufen unterteilt.
• Die Maximale Schneidleistung sollte bei mindestens 10 Blatt pro Vorgang liegen, je nachdem wie viele vertrauliche Dokumente vorliegen.
• Das Volumen des Auffangbehälters sollte nicht zu klein sein, damit der Behälter nicht ständig geleert werden muss.
• Sehr praktisch ist es auch, wenn das Gerät büro- und heftklammernfest ist.

Ein Laminiergerät, um wichtige Dokumente zu schützen

Manche Tätigkeit im Büro erfordert zudem das Laminieren einzelner Dokumente, denn diese lassen sich so dauerhaft vor Feuchtigkeit, Verschmutzung oder sonstiger Abnutzung schützen. Visitenkarten, Checklisten und Werbemittel werden deswegen häufig laminiert.

Es gibt sowohl Heiß- und Kaltlaminiergeräte, als auch den sogenannten Rollenlaminator.

• Ein Heißlaminator erhitzt die Laminierfolie auf 80 bis 120 Grad. Dadurch kann eine besonders feste Verbindung zwischen dem Dokument und der Folie entstehen.
• Bei hitzeempfindlichen Dokumenten, wie zum Beipiel Fotos, bietet es sich an einen Kaltlaminator zu nutzen.
• Ein Rollenlaminator verfügt über innenbeheizte Laminierwalzen, die es ermöglichen formatunabhängig zu laminieren. Zusätzlich verfügt ein Rollenlaminator über eine Schneidevorrichtung, die es ermöglicht die Unterlagen in die richtige Form zu bringen.

Wer sicher gehen möchte kann auch auf ein Kombigerät zurückgreifen. Bei der Auswahl sollte dabei die Häufigkeit und Intensität der Nutzung berücksichtigt werden.