Teams effizient nutzen: Praxistipps für den Arbeitsalltag

In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Microsoft Teams, als zentrales Kommunikations- und Kollaborationstool vieler Unternehmen, bietet eine Vielzahl an Funktionen, um den Arbeitsalltag zu optimieren. Durch den gezielten Einsatz bestimmter Funktionen und Kurzbefehle lässt sich die Produktivität signifikant steigern. Dieser Text gibt Einblicke in praktische Tipps und Tricks, um Microsoft Teams effektiver zu nutzen.

Microsoft, Bild: PIX1861/Pixabay

Schneller Kontakttransfer

E-Mail-Adressen und Telefonnummern manuell einzugeben, gehört der Vergangenheit an. Die Möglichkeit, Kontakte in MS Teams importieren zu können, erleichtert die Vernetzung enorm. Zunächst öffnet man die Einstellungen und wählt den Reiter für Kontakte. Hier gibt es eine Option, Daten aus vorhandenen Verzeichnissen zu übernehmen. Teams erlaubt den Import aus verschiedenen Quellen, einschließlich Outlook und LinkedIn. Einmal importiert, sind alle Kontakte sofort verfügbar und können für Meetings, Chats und Anrufe genutzt werden. Dies spart Zeit und vermeidet Tippfehler bei der Kontaktaufnahme. Die Integration mit Outlook ist besonders nützlich, da sie den Zugriff auf E-Mails und Kalender innerhalb von Teams ermöglicht. Eine effektive Organisation des Kontaktbuchs erleichtert die tägliche Kommunikation und macht die Zusammenarbeit im Team flüssiger.

Effektive Meetings planen

Meetings sind ein essenzieller Bestandteil der Zusammenarbeit. Teams bietet Funktionen, die das Planen und Durchführen von Besprechungen vereinfachen. Beim Erstellen einer neuen Besprechung kann man direkt aus Teams heraus Teilnehmer hinzufügen, ohne deren Kontaktdaten suchen zu müssen. Die Integration des Kalenders ermöglicht es, Einladungen zu verschicken und die Verfügbarkeit der Teilnehmer zu überprüfen. Außerdem lassen sich Notizen, Agenden und Dateien an die Einladung anhängen. Während der Besprechung verbessern die Funktionen für Bildschirmfreigabe und virtuelle Hintergründe die Kommunikation und Zusammenarbeit. Die Möglichkeit, Aufzeichnungen zu erstellen, ist besonders nützlich für Teammitglieder, die nicht teilnehmen können. Sie können die Besprechung später ansehen und bleiben so auf dem Laufenden. Diese Tools machen Meetings nicht nur effizienter, sondern auch interaktiver und produktiver.

Schnellzugriff

Tastenkombinationen sind ein wahrer Segen für die Effizienz und Geschwindigkeit im Umgang mit Microsoft Teams. Diese sorgfältig konzipierten Befehle bieten eine Direktverbindung zu den meistgenutzten Funktionen und sparen wertvolle Sekunden, die sich im Laufe eines Arbeitstages zu Stunden summieren können. Besonders in einer Umgebung, die so dynamisch und funktionsreich wie Teams ist, erweisen sich diese Kürzel als unverzichtbare Werkzeuge.

Ein hervorragendes Beispiel ist die Tastenkombination Strg+E, die sofort das Suchfeld aktiviert. Diese Funktion ist ungemein praktisch, um schnell durch Chats, Dateien, Personen oder sogar innerhalb spezifischer Teams nach Schlüsselwörtern zu suchen. Statt mühsam durch Menüs zu navigieren, ermöglicht diese Tastenkombination einen direkten Sprung zur gewünschten Information.

Ein weiteres Juwel unter den Shortcuts ist Strg+N, welches die Erstellung eines neuen Chats mit einer oder mehreren Personen initiiert. Anstatt den Umweg über Buttons oder Menüs zu nehmen, ermöglicht dieser Befehl eine sofortige Kommunikation, was in einem hektischen Arbeitsumfeld Gold wert sein kann.

Darüber hinaus gibt es Strg+Shift+M, um schnell eine Nachricht als ungelesen zu markieren – ein Lebensretter, wenn man eine Nachricht zur späteren Bearbeitung markieren möchte, aber gerade in Eile ist. Und mit Strg+Shift+O lässt sich mit Leichtigkeit zu den eigenen Aktivitäten wechseln, um auf dem Laufenden zu bleiben, was eigene Erwähnungen und Aufgaben angeht.

Dateiverwaltung und -zugriff optimieren

Eine strukturierte Dateiablage ist das A und O für effizientes Arbeiten. Teams bietet integrierte Möglichkeiten, Dateien zu speichern, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Durch die Nutzung von Kanälen kann man Dokumente thematisch ordnen und für alle Teammitglieder zugänglich machen. Die Suchfunktion erleichtert das Wiederfinden von Dateien. Darüber hinaus ist die Integration mit SharePoint und OneDrive ein großer Vorteil. Sie erlaubt es, auf Dateien von überall aus zuzugreifen und Änderungen in Echtzeit zu sehen. Die Möglichkeit, Dokumente direkt in Teams zu bearbeiten, ohne sie herunterladen zu müssen, spart Zeit und fördert die Zusammenarbeit.