Archiv im Netz

Quelle: Fonis / sxc.hu

Im Alltag fallen immer wieder Dokumente an, die archivert werden müssen. In manchen Büros fallen Unmengen an archivierbarem Material an. Diese Berge von Dokumenten gilt es zu bewältigen und korrekt zu sortieren, damit anschließend eine Archivierung stattfinden kann. Manche Archive sind innerhalb kürzester Zeit mit Unterlagen überfüllt. Neue Räume und Abstellflächen müssen her und verursachen weitere Kosten für das Unternehmen.

Eine Möglichkeit, das Papierchaos in den Griff zu bekommen, wäre eine digitale Archivierung. Das Einscannen von Belegen und Unterlagen und anschließende Ablegen auf dem Computer oder einer externen Festplatte. Doch diese Sicherungen müssen wiederrum so gesichert sein, dass es zu keinem Verlust der Daten kommen kann.

Das Internet und die damit verbundenen Angebote bieten Abhilfe. So gibt es Anbieter, die einem bei der Archivierung wichtiger Dokumente helfen. Es wird keine spezielle Hardware benötigt. Um die Hardware und die Sicherung der Daten kümmert sich der Anbieter der digitalen Archivierung. Lediglich über einen Internetanschluss und über einen Webbrowser muss man verfügen. Über den Browser können Dokumente dem Archiv hinzugefügt werden und bereits archivierte Dokumente werden so aus dem Internet abgerufen. Eine Sortierung der Dokumente kann einfach im Browser vorgenommen werden. Es gibt bereits Anbieter, die sogar Ansprüchen des Finanzsektors gerecht werden. Hier gelten besondere Regeln, an die sich Unternehmen aus diesem Bereich halten müssen.

Durch die Ablage der Daten in verschiedenen Rechenzentren wird gewährleistet, dass auch beim Ausfall eines Rechenzentrums die Daten vorhanden sind. Durch die redundate Aufbewahrung der Daten kommt es zu keinen Engpässen in der Verfügbarkeit. Im Internet gibt es zahlreiche Webseiten, die noch mehr zu Web Archiven bereitstellen. Die Sicherung der Daten bei einem der großen Anbieter ist eine gute Möglichkeit, dass Papierchaos in den eigenen Wänden in den Griff zu bekommen.